Workflows of werkstromen automatiseren; je hoort deze term vaak, maar wat houdt het precies in? En nog belangrijker, wat levert het je op? Door Encyclo.nl wordt een workflow als volgt omschreven:
“Een workflow of werkstroom is de logische volgorde van activiteiten die moeten worden uitgevoerd om een van te voren gedefinieerde uitkomst te verkrijgen”.
Wil je efficiënter werken binnen je bedrijf, dan doe je er verstandig aan om te beginnen met het automatiseren van de werkstromen binnen je bedrijf. Bijna alle processen in je bedrijf kun je tegenwoordig automatiseren met software en dat levert vele voordelen op. De zes grootste voordelen om je bedrijf te automatiseren hebben we voor je op een rijtje gezet. Al deze voordelen zorgen ervoor dat je efficiënter en kwalitatief beter werkt. Dit heeft als gevolg dat je jouw bedrijf naar een hoger niveau tilt.
Reden 1: Meer inzicht
Het automatiseren van de werkstromen in je bedrijf heeft als resultaat dat je de processen in je bedrijf beter kunt analyseren. Je kunt de doorlooptijd van elke stap in het proces analyseren en beter sturen op efficiëntere processen. Praktisch gezien kan dit inzicht geven in:
- Hoeveel bezoekers er op je opt-inpagina komen en hoeveel bezoekers de weggever daadwerkelijk downloaden. Je hebt dan inzicht in de conversie van je weggever
- Hoeveel extra je binnenhaalt met kassakoopjes, dit zijn producten die mensen extra kopen wanneer ze afrekenen
- Hoeveel klanten je hebt binnengehaald binnen een bepaalde periode.
- Hoeveel mensen een afspraak via je afsprakenmodule hebben gemaakt
Bij SYS Platform vinden we het belangrijk om mijlpalen te vieren. Je eerste verkoop, je eerste € 1000 aan omzet. Daarom hebben wij een dashboard opgezet waarin je de belangrijkste statistieken rondom je online business ziet.
Reden 2: Minder fouten
Je maakt minder fouten wanneer je processen automatiseert. De kans dat je een fout maakt wanneer je 100 facturen handmatig verstuurt is groter dan wanneer dit geautomatiseerd verloopt. Alles wat van belang is, is vastgelegd in de software. Je hoeft geen fouten meer te herstellen, wat maakt dat je tijd overhoudt. Ook scheelt het je een hoop frustratie.
Reden 3: Bespaar tijd (en werk sneller)
Het automatiseren van je werkprocessen bespaart tijd. Bedenk maar eens, wat als je:
- geen facturen handmatig hoeft te versturen
- aanmelders voor je online training niet handmatig inloggegevens hoeft te versturen
- facturen niet meer handmatig hoeft in te boeken
- afspraken niet meer hoeft in te plannen door over en weer te mailen met een klant
- mails na een weggever niet handmatig hoeft te versturen
Dat scheelt je veel tijd, toch? Met SYS Platform worden facturen automatisch aangemaakt en verstuurd. Ook koppel je dit eenvoudig met je boekhouding zodat je ze niet handmatig hoeft in te boeken. Afspraken met klanten boek je eenvoudig middels de geautomatiseerde afsprakenmodule. En heb je een inschrijving voor een online training? Daar heb je geen omkijken naar. Dit verloopt automatisch.
Zie ook: 6 redenen om je business te automatiseren
Reden 4: Borging van gegevens
Omdat je werkt met software, zijn alle belangrijke gegevens opgeslagen in de systemen waar je mee werkt. Facturen vind je automatisch terug, klantgegevens ook.
Reden 5: Standaardisatie
Standaardisatie is ook een veelgehoorde term als het gaat om efficiënt werken binnen je bedrijf. Wat je doet is je werkprocessen standaardiseren. In plaats van dat je 10x dezelfde mail typt en hier veel tijd kwijt aan bent standaardiseer je dit proces. Je schrijft 1 keer een goede mail en gebruikt deze mail steeds weer. Zo hoef je niet steeds het wiel uit te vinden.
Het automatiseren van je online processen helpt hier enorm bij. Het enige wat je dan hoeft te doen is het proces eenmalig vastleggen in de software en vervolgens verlopen de processen automatisch volgens de ingevoerde stappen. Wil je de werkstroom later aanpassen, dan gaat dit heel eenvoudig. Er hoeven geen procedures op papier herschreven worden en dit scheelt enorm veel tijd.
Zeker wanneer je met een team werkt is het handig om de werkprocessen vast te leggen. Aan wie je jouw werk dan ook delegeert, het is duidelijk wat er gebeuren moet.
Reden 6: business wordt schaalbaar
Door te automatiseren wordt je business schaalbaar. Net als ieder mens heb je maar 24 uur op een dag. Hoe meer klanten je hebt en hoe meer verkopen er zijn hoe meer tijd administratieve handelingen vragen. Op een bepaald moment loop je tegen je grenzen aan. Er is meer dan werk op de wereld, dat weet je zelf ook heel goed.
Het voordeel van automatiseren is dat je jouw business opschaalt zonder dat je extra werk hebt. Het maakt niet of er 10 of 100 mensen dagelijks je online cursus kopen wanneer je hier geen werk van hebt. Laat dat goed tot je doordringen. Terwijl jij een weekje op vakantie bent loopt je business gewoon door. Je hebt jezelf voor een deel uit je bedrijf gehaald door te automatiseren.
Wat kan SYS platform voor je betekenen?
In dit blog heb je kunnen lezen hoe belangrijk het is om je bedrijf te automatiseren. Via het SYS platform zijn alle werkprocessen geautomatiseerd. Een aantal voorbeelden:
- Klanten kunnen hun product of dienst eenvoudig online afrekenen, zonder dat ze hierbij afgeleid worden door andere zaken. De afreken pagina’s zijn ingericht voor een maximale conversie. Via het SYS platform kun je diverse betalingsopties aanbieden en het geld wordt direct overgemaakt naar jouw rekening. De factuur voor de klant wordt ook automatisch aangemaakt en verstuurd; je hebt hier dus helemaal geen omkijken meer naar. Heeft de klant overige informatie nodig, zoals de locatie van een workshop of de inloggegevens van een online training? Dit krijgt de klant automatisch toegestuurd, zonder dat er nog een handmatige handeling aan vooraf gaat.
- SYS is te koppelen aan je boekhoudsysteem!
- Wil je werken met abonnementen, binnen no time regel je dit zo dat incasso’s automatisch afgeschreven worden bij klanten.
- Afspraken online inplannen, kies voor de online afsprakenmodule.
- Je richt vlot een opt-inpagina, vervolgens koppel je dit met een e-mailmarketingprovider waarna je geautomatiseerd mails verstuurt in een funnel.
Wil je zelf aan de slag met SYS? Je richt je platform zelf in met behulp van Nederlandstalige video’s en artikelen. Kom je er niet uit, dan staat het SYS team vijf dagen per week voor je klaar.
Gerelateerde blogs
In de kennisbank van SYS Platform vind je tientallen handige blogs met tips en informatie. Heb je deze blogs al gelezen:
