Automatisch facturen versturen: je website koppelen aan een boekhoudpakket

Hoe fijn zou het zijn als je automatisch een factuur zou kunnen versturen als je klant een bestelling doet? Hoeveel tijd bespaart het wanneer je facturen niet meer handmatig hoeft te versturen? Het klinkt als muziek in de oren wanneer dit geautomatiseerd zou verlopen, toch? In dit blog leggen wij je uit wat de mogelijkheden zijn met betrekking tot het automatiseren van je facturering.

Waarom je administratie automatiseren?

Je herkent vast de frustratie aan het eind van een kwartaal. De BTW aangifte staat voor de deur en je bent uren kwijt aan het uitzoeken van facturen en het de verwerking in je boekhoudprogramma. Dit kost je niet alleen frustratie maar ook veel tijd. Je hebt wel betere dingen te doen dan je 1x per kwartaal een dag (of twee) ingraven in je administratie. Dat moet makkelijker kunnen.

We hebben goed nieuws voor je …

Het automatiseren van je administratie kan eenvoudiger. Wist je dat je jouw administratie volledig kunt automatiseren?

Hoe ziet dit eruit?

Stel dat je online trainingen verkoopt, dan ziet dit er zo uit:

• Een klant koopt een online training via jouw website
• Nadat de klant heeft betaald krijgt hij automatisch een mail met de factuur
• Deze factuur komt via jouw boekhoudprogramma, deze heb je gekoppeld met je website
• In het boekhoudprogramma hoef je de facturen niet meer aan te maken, dit wordt automatisch gedaan
• De klant ontvangt automatisch een mail met inloggegevens en aanvullende informatie

Dit bespaart je dus:

• Het handmatig versturen van een factuur
• Het maken van fouten bij het versturen van de factuur
• Het inboeken van de factuur in het boekhoudprogramma
• Het handmatig versturen van aanvullende informatie
• Het geld wat je anders verdiend had door declarabel te zijn

Laten we zeggen dat elk van deze handelingen 5 minuutjes kosten. Dan bespaart het je per klant zeker 20 minuten werk.

Platformen voor automatische facturatie

Het is belangrijk om te kijken naar de factuur-, en boekhoudprogramma’s die beschikbaar zijn om deze koppeling te kunnen maken. De website software geeft namelijk het signaal af van de verkoop, en vervolgens zal het factuurprogramma aan de slag gaan met de factuur. Om automatisch te kunnen factureren moet er een koppeling zijn tussen beide systemen. Het is dan handig om te kiezen voor een Nederlandstalig factuur-, of boekhoudprogramma, vooral als je er niet zoveel ervaring mee hebt. Daarnaast is de software afgestemd op de Nederlandse wet-, en regelgeving. Er komen steeds meer boekhoudprogramma’s op de markt die het mogelijk maken om automatisch te factureren, bijvoorbeeld:

• Exact
• Twinfield
• Money Bird
• Yuki
• Reeleezee
• Factuursturen.nl
• Asperion
• e-Boekhouden.nl

Gebruik je één van deze programma’s voor je boekhouding? Dan kun je door deze te koppelen aan je website software automatisch facturen aanmaken en versturen. Wanneer de factuur aangemaakt is zal deze dan direct naar de klant verstuurd worden, gewoon via e-mail. Aan de andere kant komt de factuur netjes in jouw boekhouding terecht.

Wat kan het SYS platform voor je betekenen?

Wanneer je gebruik maakt van het SYS platform wordt dit allemaal automatisch voor je geregeld. Het systeem zit zo in elkaar dat niet alleen de betalingen automatisch plaatsvinden via je website, ook de facturen worden automatisch verstuurd. Dit is allemaal gekoppeld aan je administratie. Wil je een lidmaatschap of abonnement aanbieden aan je klanten, dan kun je niet zonder een betaalsysteem. Een abonnement verloopt helemaal automatisch. Met het juiste betaalsysteem wordt het bedrag automatisch van de rekening van de klant afgeschreven en ontvangt de klant automatisch een factuur. Je hoeft hier zelf dan helemaal niets meer aan te doen. Via het SYS platform wordt dit allemaal voor je geregeld; alles is geautomatiseerd, dus je houdt meer tijd over om je bezig te houden met waar jij goed in bent.

Gerelateerde blogs

In de kennisbank van SYS Platform vind je tientallen handige blogs met tips en informatie. Heb je deze blogs al gelezen:

• 6 redenen om je business te automatiseren
• Hoe regel je een betaalsysteem voor abonnementen op je website?
• Welke tools heb je nodig om een online training te maken?