Het automatiseren van de juiste processen kan je een hoop tijd besparen en de groei van jouw onderneming bevorderen. Je kan meer mensen tegelijkertijd helpen en je bedrijf schaalbaar maken. Belangrijk is wel dat je dit in de juiste volgorde doet. Anders kost het je alleen maar meer tijd. Ben jij veel tijd kwijt aan processen die je elke keer moet herhalen? In dit blogartikel leggen we uit hoe en wanneer jij het beste kan automatiseren.
Wanneer begin je met automatiseren?
Start met automatiseren wanneer je merkt veel tijd keer op keer kwijt te zijn aan een bepaald proces. Denk bijvoorbeeld aan facturen die je bij elke bestelling moet maken. Facturen verzenden is noodzakelijk, maar kost je handmatig enorm veel tijd.
Om een voorbeeld te geven: voor mijn 25ste verjaardag heb ik 100 boeken gratis weggegeven tegen verzendkosten. Het was een groot succes, want binnen 2 uur waren alle 100 boeken ‘verkocht’.
Ik had alleen niet nagedacht over het extra werk. Ik ben oprecht de hele middag bezig geweest om 100 facturen handmatig aan te maken en adresgegevens vanuit de bestellingen te kopiëren. Niet erg handig…
Sindsdien hebben we dit proces geautomatiseerd waardoor we bij elke nieuwe bestelling tijd besparen. We hoeven er niet meer naar om te kijken. Zelfs niet op vakantie!
Agenda voor afspraken
Belangrijk bij automatiseren is om vooral te kijken naar processen waar veel tijd in gaat zitten.
Maak je bijvoorbeeld regelmatig afspraken met klanten? Dan ben je waarschijnlijk veel tijd kwijt aan mailconversaties om afspraken in te plannen. Een agenda toevoegen aan je website kan dit probleem oplossen. Klanten kunnen dan zelf een afspraak inplannen via de website.
Online trainingen
Merk dat je tijdens een intakegesprek elke keer hetzelfde verhaal vertelt? Maak er dan een online training over. Deze training kan je vervolgens los verkopen of als bonus geven aan nieuwe klanten. De cliënt kan dan de basiskennis alvast tot zich nemen en jij kan je direct focussen op het traject.
Ben je geïnteresseerd in opzetten van een online training? Bekijk dan het stappenplan waarin het hele proces is uitgelegd.
Terugkerende workshops / events
Geef jij regelmatig terugkerende workshops? Dan is het handig om ook dit te automatiseren.
Wij geven bijvoorbeeld een aantal keer per jaar live dagen op kantoor. Na aanmelding krijgt een klant automatisch een mail met alle informatie, zoals: tijd, datum en locatie. Ook een dag van te voren krijgen ze een herinneringsmail. We hebben zelfs een video gemaakt hoe ze het pand binnen kunnen komen. Klanten kunnen zich aanmelden en alles wordt verder automatisch geregeld.
Het automatisch versturen van e-mails kan met een goed mailsysteem, zoals MailBlue.
Wat je niet moet automatiseren
Ik ben gek op automatiseren en het liefst automatiseer ik ook alles om tijd te besparen op de lange termijn. Maar even handig is dat niet altijd.
Een tijdje terug wilden we een event geven met als thema: onze reis als ondernemer. We hadden een mooie salespagina gemaakt en alles geautomatiseerd. Als een klant een ticket kocht, kwam die meteen in een maillijst en werden er automatisch mails verstuurd. We zijn hier meer dan twee weken mee bezig geweest. Uiteindelijk hebben we het event moeten annuleren, omdat de focus van dit event niet volledig aansloot op de kern van ons bedrijf.
Deze fout heeft ons enorm veel tijd gekost. Daarom raden we aan om bij nieuwe producten en diensten nog even af te wachten met automatiseren. Als er echt een flow in komt, dan kan het verstandig zijn om te automatiseren.
Ik zie dan ook vaak deze fout voorbij komen bij anderen. Bijvoorbeeld weggevers die nooit gelanceerd worden of mensen die een compleet ander product of doelgroep kiezen.
Alles wat je hebt gemaakt kan de prullenbak in. Automatiseer pas als je daardoor ook echt tijd kan besparen.
“Automatiseer pas als je daardoor ook echt tijd kan besparen”
De juiste volgorde van automatiseren
Om te automatiseren is het belangrijk om eerst een goede basis van je bedrijf neer te zetten. In ons artikel over de vier fasen van websites geven we meer informatie over dit fundament (tip: gebruik daarvoor deze checklist).
Het is essentieel om te weten wie je doelgroep is. Zo kan je onderzoeken wat hun probleem is en daarvoor een oplossing aanbieden. Mocht je hier hulp bij nodig hebben, schakel dan een goede businesscoach in.
Als alles goed staat, dan ga je in je “marktkraam” staan: klanten binnenhalen, producten / diensten verkopen en ervaring opdoen. Zodra je vol begint te lopen met klanten en je het niet meer aan kan, dan pas kan je processen slimmer aanpakken door te automatiseren.
Automatiseren vs. delegeren
We weten nu wanneer je begint met automatiseren, hoe je het moet aanpakken én hoe niet. Misschien heb je nog niet helemaal helder wat je daadwerkelijk beter kan automatiseren en wat je kan delegeren.
Zoals aangegeven: als een proces geautomatiseerd kan worden, waardoor je op de lange termijn tijd kan besparen, dan is automatiseren een goede oplossing. Als dit niet mogelijk is, dan moet je dit proces delegeren en dus handmatig doen.
Je wilt natuurlijk een goed klantencontact opbouwen en daarom wil je soms een persoonlijk mailtje naar iemand sturen. Probeer in zo’n situatie een tussenweg te vinden tussen automatiseren en delegeren. Je kan bijvoorbeeld de eerste mail (hoe het met iemand gaat) automatiseren en de reacties daarop van klanten delegeren of zelf doen.
Een bezwaar voor zo’n tussenweg is waarschijnlijk dat het niet persoonlijk is om te automatiseren. Je kan dit oplossen door in de mail aan te geven dat dit een automatische mail is, maar vooralsnog gemeend. Vermeld nadrukkelijk dat je altijd reageert op een reply.
Hoe SYS members automatiseren
Het tofste van allemaal is dat we in de loop der jaren verschillende ondernemers hebben mogen helpen in het automatiseren. Zij liepen ook tegen tijdgebrek aan, maar kunnen door de automatische processen weer verder groeien.
Renkse bespaart half uur per dag (= 11 uur per maand!) doordat facturen automatisch gaan en klanten nu automatisch in haar mailsysteem komen. Zo kan ze een opvolg mail sturen of klanten tevreden zijn met hun bestellen.
Marianne laat klanten inschrijven voor haar workshops via de website. De klanten betalen nu via de website en de website houdt bij of de workshop vol zit. Doordat facturen automatisch aangemaakt en verzonden worden, bespaart ze veel tijd op mailcontact.
Jeroen heeft al zijn systemen met zijn SYS-website gekoppeld. Door de gekoppelde systemen hoeft hij nu nauwelijks handmatige handelingen uit te voeren.
Henri heeft een online training opgenomen om mensen buiten zijn regio te kunnen helpen. Hij kan meer mensen helpen en is er geen extra tijd aan kwijt.
Conclusie
Als er tijdgebrek ontstaat door het uitvoeren van terugkerende handelingen, dan is het verstandig om te gaan automatiseren. Denk aan het aanmaken van een factuur, via een agenda afspraken boeken en automatisch mails versturen. Zorg eerst voor een goed fundament van je bedrijf en een goede klantenstroom. Het is zonde om van te voren alles te automatiseren en daarna alles weg te moeten gooien, omdat je toch een andere richting opgaat met je dienst / product. D.m.v een tussenweg kan je persoonlijk contact automatiseren door handmatig op een reply te reageren.
Ik ben ontzettend benieuwd: wat wil jij nu automatiseren of wat heb je geautomatiseerd? Laat het me weten in een reactie!
Gerelateerde blogberichten
Heb je dit artikel al gelezen?
